הנושא הפיננסי בניהול העסק, הוא נושא הדורש מקצועיות וניסיון. במאמר זה נשרטט דגשים לתשומת לב שיסייעו למנהל הפיננסי לשפר את ביצועיו ולסייע לעסק.

מערכת המידע

מידע מעודכן ומלא הוא כלי הכרחי בניהול העסק על אחת כמה וכמה בניהול הפיננסי. יש לדאוג שמערכת המידע בעסק תהא מעודכנת ותיתן תמונה מלאה ומפורטת ככל הניתן על הנעשה. יש לשים לב, שההוצאות מחולקות לפי נושאים ושניתן לזהות עלות ורווחיות של כל מחלקה וכל מוצר. על מנהל הכספים לדאוג שהדוחות הרלבנטיים יופצו בכל העסק ויהוו מכנה משותף לכל מקבלי ההחלטות. מידע הוא כמו אור השמש, הוא מחטא ומונע הצטברות של בעיות ובעזרתו ניתן לוודא שהעסק פועל בהתאם לרצוי.

ספקים והתמחרות

יש לבדוק את כל חשבונות הספקים ולוודא שהחיוב מתאים למוסכם עימם. יש לראות שהמחירים ותנאי האשראי אף הם בהתאם למוסכם. מעת לעת מומלץ לבדוק את המחירים בשוק ולראות שאנו משלמים בהתאם. בעת עסקה חדשה וגם לאחר שעובדים עם ספק לאורך תקופה מומלץ לקבל כמה הצעות מחיר ולבצע התמחרות בין הספקים.

תזרים מזומנים

יש להכין פעם בשנה תכנית כספית שתכלול הכנסות, הוצאות ותזרים צפוי, מומלץ להשוות הבצוע לתכנית פעם ברבעון. מדי חודש יש להכין תכנית תזרים מזומנים צפוי, עבודה על פי תכנית מאפשרת שליטה בהתנהלות הכספית.

זכויות חתימה

רצוי מאד שעל כל תשלום יחתמו שניים וזאת לצורך בקרה, אין להעניק זכויות חתימה לגורמי בקרה, כגון מנהל החשבונות וכו'.

התנהלות מול בנקים

הנושא החשוב ביותר בהנהלות מול הבנקים הוא יצירת אמון והעברת דוחות אמינים. אסור ליצור מצב שהבנק מופתע ותמיד, גם במצבי משבר, יש לעדכן את הבנק ולשתף אותו בבעיה. חשוב ביותר שהבנק ירגיש שהעסק בשליטה ושאנו יודעים ומגיבים למתרחש.

התנהלות במצב משבר

לפעמים העסק נקלע למשבר ומתחיל לצבור פיגורים בתשלומים לספקים ולא לעמוד בהתחייבויות, במצב כזה אסור להתעלם מאלו שאתם חייבים להם ויש לדבר איתם ולהגיע להסדרים בהתאם לתחזית תזרים המזומנים של העסק.

גבייה

יש לשים לב ולתת דגש לנושא הגבייה, לא פעם משווקים מתקשים בגביה כי אינם רוצים לקלקל יחסים עם הלקוחות, בנושא זה אסור לוותר ולוודא שאם מישהו לא שילם את חובו או מפגר בתשלום, יש לכך סיבה מוצדקת