מגיפת הקורונה השפיעה על העולם כולו והביאה עמה הרבה שינויים שהצריכו יכולת הסתגלות למצב חדש. נגיף קטן סגר המוני אנשים בבתים, אנשים ששינו את אורח חייהם מסדר יום עמוס תחת שגרה שוחקת הכולל עמידה בפקקים בהלוך וחזור מהעבודה, איסוף הילדים מהמסגרות לסדר יום שוחק לא פחות המשלב עבודה בבית בסביבת ילדים ללא מסגרות, אההההה…

ארגונים רבים סיגלו לעצמם מודל עבודה חלופי. ה'זום', שמנייתו הרקיעה שחקים בתקופה זו, כיכב כדרך תקשורת אלטרנטיבית דרכה ניתן לקיים פגישות עבודה, לימודים בבתי הספר ומוסדות אקדמיים וגם כדי להפיג מעט געגוע עם משפחה וחברים שלא ניתן היה לפגוש. בתחילה לכולם השינוי היה מורכב, אך עם הזמן כולם למדו איך לתפעל נכון יותר את המערכות, לשלב בין זמן עם הילדים לזמן עבודה. ארגונים ועובדים אפילו ראו בכך תועלות רבות הן לעובדים והן עבור עצמם בצמצום הוצאות ומקסום משאבים ומעבר עתידי למודל עבודה היברידי מתקדם המשלב עבודה במשרד ובית לסירוגין. היו עובדים שטענו כי עובדים באופן יעיל יותר וכי חלה עליה בתפוקה שלהם בתקופה זו ומצאו בהסדר עבודה החדש גם יתרונות עבור עצמם, במקום לעמוד בפקקים זמן לא מבוטל הם מקדישים את הזמן הזה לפנאי או למשפחה.

אך עולה השאלה האם תפוקה גבוהה יותר של עובדים היא המדד היחיד שחשוב בארגון? 

ידוע לנו כי חדשנות ויצירתיות בעבודה לרוב נובעת מקיום שיח מפרה בין עובדים מגוונים. שימור כח אדם איכותי מושפע מתחושת הרווחה שלהם וכן ממערכות יחסים בין עובדים המקדמת תחושת שייכות ומחזקת את הקשר לארגון.

אם כך, איך השפיעה הקורונה על מערכות היחסים בארגון, הקשר בין מנהלים לעובדים?

הקורונה הביאה לעולמנו תחושות של אי ודאות, חרדה, לחץ ושאר ירקות. מנהלים נדרשים להתמודד לצד ניהול משימות מקצועיות עם ניהול אנשים, המשאב היקר ביותר שיש לארגון. המרחק הפיזי בהחלט נתן אותותיו, מנהלים רבים הציפו כי ניהול עובדים מרחוק הינו אתגר משמעותי. המרחק השפיע על יכולתם להבין מה עובר על העובדים באמת, שיחת מסדרון שלעיתים מתנהלת בחטף ובאופן אותנטי מניבה תועלת רבה יותר מאשר שיחת זום בין מנהל לעובד המתוכננת מראש. וגם מצד העובדים, כבר לא ניתן להכנס למשרדו של המנהל להתייעצות קטנה או לשאול שאלה אישית. העבודה מהבית מעלה אתגרים רבים לעובדים שנאלצים לעבוד בסביבה שאינה סטרילית ומוכוונת עבודה ועליהם להגיב גם לצרכים ואילוצים העולים מסביבתם, אם הם הורים לילדים שאינם יכולים להיות זמינים בכל רגע, או מצב בו לעובד אין משרד מסודר בבית בו יכול לסגור את הדלת ולשבת לעבוד בשקט. נוסף לכך, ישנם עובדים שהעבודה מהבית גורמת להם לטשטוש גבולות באיזון בית עבודה והם נשאבים לעבודה מאומצת בכל רגע פנוי. העבודה מרחוק מעלה אמנם את רמת הפרודוקטיביות של כל עובד בפני עצמו אך מעצימה את תחושת הבדידות, מפחיתה את שיתופי הפעולה בין העובדים ומגבירה את קשיי התקשורת. מצב זה יכול להוביל לתחושת שחיקה ולירידה בתחושת הרווחה של העובדים ועלול להוביל לזליגת עובדים איכותיים.

אז איך לשמור על יחסי עבודה קרובים בין עובדים למנהלים במודל עבודה היברידי/ מרחוק?

5 טיפים לניהול עובדים מרחוק:

1.     תקשורת, תקשורת, תקשורת– הטיפ החשוב ביותר, יש לתקשר באופן שוטף עם העובדים, להשאיר ערוץ פתוח לפניות (טלפוני, צ'אט או בפגישות וידאו) לטובת התייעצויות מקצועיות ושאלות אישיות. אנו ממליצים לשדר לעובדים שהם תמיד יכולים לפנות אליכם בכל נושא וכן לייצר תקשור יזומה מצדכם, להתעניין בהם ולבדוק האם אתם יכולים לסייע להם בקידום משימות. חשוב להבחין בין תקשורת פורמלית המתייחסת לשיח מקצועי ולתקשורת בלתי פורמלית המבוססת על שיח אישי ומקרב בין אנשים. חשוב שכל מנהל ימצא פנאי לייצר את התקשורת הבלתי פורמלים על כל אחד מעובדיו ובאופן אותנטי עד כמה שניתן.

2.     הקשבה– בעת התקשורת עם העובדים חשוב שבאמת תקשיבו להם, לאתגרים המקצועיים ולבעיות האישיות שיש להם בנוגע לעבודה, גלו אמפתיה וסבלנות לאתגרים שעולים כתוצאה ממודל העבודה החדש ונסו להיות יותר גמישים.

3.     יצירת תנאי עבודה מיטיביים– על הארגון לוודא כי לכל עובד יש את אמצעי התקשורת והתנאים הבסיסיים לעבודה מהבית.

4.     סנכרוניות– לייצר גאנט זמנים צוותי שישקף לעובדים את זמני הפעילות של כל אחד ולמצוא זמן עבודה משותף בו יהיו יכולים להתייעץ עם הקולגות ולעודד אותם לעבודת צוות. במודל ההיברידי ניתן לקיים פגישות צוותיות בימים בהם באים למשרד ובעבודה מרחוק על ידי פגישות ועידה בוידאו כאשר תכלית הפגישה היא להעלות דילמות מקצועיות/ אישיות ולדון בהם כקבוצה.

5.     הגדרת יעדים ותפוקות– בעבודה מבוזרת וניהול עובדים מרחוק לא ניתן לדעת בכל רגע נתון מה כל עובד עושה ומה מידת הזמינות שלו. הגדרת יעדים ברורים ותפוקות מגדילה עבור העובד את תחושת הוודאות ורותמת אותו לעשייה וכן מגבירה בקרב המנהלים את תחושת השליטה וההתמצאות בתהליכי העבודה של העובד.

תזכרו, כל שינוי ארגוני אורך זמן ודורש הסתגלות, התמדה ביישום הטיפים הנ"ל תוביל אתכם ליצירת קשרים בין אישיים מקרבים, תייצר עובדים מרוצים ופרודקטיביים לטווח הארוך.