הנושא הפיננסי בניהול העסק, הוא נושא הדורש מקצועיות וניסיון. במאמר זה נשרטט דגשים לתשומת לב שיסייעו למנהל הפיננסי לשפר את ביצועיו ולסייע לעסק.

מערכת המידע

מידע מעודכן ומלא הוא כלי הכרחי בניהול העסק על אחת כמה וכמה בניהול הפיננסי. יש לדאוג שמערכת המידע בעסק תהא מעודכנת ותיתן תמונה מלאה ומפורטת ככל הניתן על הנעשה. יש לשים לב, שההוצאות מחולקות לפי נושאים ושניתן לזהות עלות ורווחיות של כל מחלקה וכל מוצר. על מנהל הכספים לדאוג שהדוחות הרלבנטיים יופצו בכל העסק ויהוו מכנה משותף לכל מקבלי ההחלטות. מידע הוא כמו אור השמש, הוא מחטא ומונע הצטברות של בעיות ובעזרתו ניתן לוודא שהעסק פועל בהתאם לרצוי.

ספקים והתמחרות

יש לבדוק את כל חשבונות הספקים ולוודא שהחיוב מתאים למוסכם עימם. יש לראות שהמחירים ותנאי האשראי אף הם בהתאם למוסכם. מעת לעת מומלץ לבדוק את המחירים בשוק ולראות שאנו משלמים בהתאם. בעת עסקה חדשה וגם לאחר שעובדים עם ספק לאורך תקופה מומלץ לקבל כמה הצעות מחיר ולבצע התמחרות בין הספקים.

תזרים מזומנים

יש להכין פעם בשנה תכנית כספית שתכלול הכנסות, הוצאות ותזרים צפוי, מומלץ להשוות הבצוע לתכנית פעם ברבעון. מדי חודש יש להכין תכנית תזרים מזומנים צפוי, עבודה על פי תכנית מאפשרת שליטה בהתנהלות הכספית.

זכויות חתימה

רצוי מאד שעל כל תשלום יחתמו שניים וזאת לצורך בקרה, אין להעניק זכויות חתימה לגורמי בקרה, כגון מנהל החשבונות וכו'.

התנהלות מול בנקים

הנושא החשוב ביותר בהנהלות מול הבנקים הוא יצירת אמון והעברת דוחות אמינים. אסור ליצור מצב שהבנק מופתע ותמיד, גם במצבי משבר, יש לעדכן את הבנק ולשתף אותו בבעיה. חשוב ביותר שהבנק ירגיש שהעסק בשליטה ושאנו יודעים ומגיבים למתרחש.

התנהלות במצב משבר

לפעמים העסק נקלע למשבר ומתחיל לצבור פיגורים בתשלומים לספקים ולא לעמוד בהתחייבויות, במצב כזה אסור להתעלם מאלו שאתם חייבים להם ויש לדבר איתם ולהגיע להסדרים בהתאם לתחזית תזרים המזומנים של העסק.

גבייה

יש לשים לב ולתת דגש לנושא הגבייה, לא פעם משווקים מתקשים בגביה כי אינם רוצים לקלקל יחסים עם הלקוחות, בנושא זה אסור לוותר ולוודא שאם מישהו לא שילם את חובו או מפגר בתשלום, יש לכך סיבה מוצדקת

כללי:

תכנית עסקית כשמה כן היא, תכנית שמטרתה לשרטט את התפתחות העסק הקיים או העסק החדש על סמך נתוני העבר, נתוני השוק ואומדן התפתחות הענף או העסק בשנים הקרובות.

לתוכנית העסקית יש כמה מטרות:

א. לסייע לבעל העסק או מקימו לתכנן את צרכיו בשנים הקרובות ולסייע בידיו לפעול באופן מושכל.

ב. בדיקת היתכנות של עסק או מיזם חדש ובדיקת כדאיותו.

ג. לסייע בגיוס הון, שותפים או לשכנע נותן אשראי להעניק אשראים להרחבת העסק או להקמתו.

דגשים בהכנה של התוכנית:

במרבית המקרים מטרת התוכנית היא להצגה לגורמי חוץ (גיוס הון או אשראי), אי לכך יש לשים דגש על הצד השיווקי של התוכנית.
חשוב לזכור שמעבר לכך שיש לשכנע את הקורא באמינות הנתונים והתחזיות ובניסיון והכרת היזם את הענף והשוק בו הוא פועל, מגיש התוכנית צריך ל"מכור" את הרעיון, את יכולותיו ואת הבנתו את הנושא. לכן צורת הצגת הנושאים ומקצועיות הצגתם חשובה לא פחות מהנתונים עצמם.
גם כאשר התוכנית היא לצורכי פנים חשוב שהיא תהיה בהירה וברורה, ככל שתוכנית יותר ברורה ומבוססת יש סיכוי טוב יותר שכותב התוכנית לקח בחשבון את כל המשתנים והגדיל בהתאמה את סיכויי ההצלחה ביישומה.

כיון שחלק מכריע מהתוכנית מתבסס על תחזיות ואומדנים יש לבסס כל תחזית כזו, ע"ס הקורה בעולם, בענף או בענפים דומים.

תכנית עסקית היא תכנית של היזם ו/או בעל העסק והיא מתבססת קודם כל על אמינותו, ניסיונו והכרתו את הפרויקט. כלומר, ניתן להיעזר ביועצים חיצוניים, אך אסור לשכוח שהתוכנית היא קודם כל של היזם ובעל העסק ואיך שהוא מוצג בה יכול להשפיע על איך שהעולם החיצון תופס אותו ומתייחס אליו.

חשוב שהתוכנית תהא ריאלית ככל הניתן ושלא תכלול "חלומות" או תחזיות ורודות שאינן מבוססות מספיק.

מתכונת עקרונית של תכנית עסקית

התוכנית צריכה לכלול עקרונית את הפרקים הבאים:

א. תמצית מנהלים- תכנית עסקית תתחיל בתמצית מנהלים בה מוצגים בקצרה היזמים, המיזם, השוק ותמצית של התחזיות פיננסיות של הפרויקט.  תמצית המנהלים מאפשרת למשקיע או נותן האשראי הפוטנציאלי להתרשם מידית מהמיזם וללא בזבוז זמן מיותר להבין במה מדובר ותפקידה לשכנע שיש טעם להמשיך ללמוד את הפרויקט וליצור את הרצון ואת העניין של הקורא במיזם.

ב. סקירה של החברה ו/או היזם–  תיאור קצר של החברה ו/או היזם כולל תיאור הרעיון העסקי מאחורי המיזם, תיאור הצורך לו הוא נותן מענה ומדוע הפרויקט נחוץ או כדאי.

ג. תיאור המוצר/ השירות–  תיאור מפורט של המוצר או הפרויקט, בפרויקט המבוסס על IT חשוב לתת הסבר על הטכנולוגיה ובשלותה.

ד. תיאור השוק/ הענף כולל מתחרים והסביבה העסקית-  פרק חשוב מאין כמוהו, כיון שכדי לשכנע שיש למוצר/לעסק היתכנות על היזם לשכנע שיש למוצר שוק וביקוש.

ה. תפעול וכ"א-  סקירה על התפעול, בעלי התפקידים ואנשי מפתח, צווארי בקבוק צפויים וכו'
יש לנתח בנוסף את צרכי ההון החוזר, רמות המלאי וכו'.

ו. מערכת השיווק-  סקירה של שיטת השיווק ומערכת השיווק (סוכנים, אנשי מכירות וכו').

ז. תחזית פיננסית-  כולל תחזית הכנסות והוצאות, תזרים מזומנים, מאזן צפוי. בעסק קיים חשוב להתחיל פרק זה בסיכומים של שנתיים קודמות לפחות,  דבר המאפשר לראות את הסבירות של התפתחות העסק או המיזם.

ח. בדיקת רגישות– בדיקת השפעה של שינוי בהנחות על התוכנית ורגישות המודל לשינויים אפשריים.

ט. נספחים ואסמכתאות– כולל, אם יש, מכתבי כוונות של לקוחות פוטנציאליים וכו'.

הערה חשובה:  יש להתאים את מבנה התוכנית לעסק המדובר, אין דין תכנית עסקית למיזם היי- טק כדין תכנית עסקית להרחבת מפעל קיים וכו'.

לסיכום-

תכנית עסקית היא מסמך המציג את התוכניות של היזם או העסק לשנים הקרובות , התוכניות צריכות להיסמך על ביצועי וניסיון העבר, הכרת היזם או בעל העסק את המוצר, השוק בו הוא נמצא ויכולת הניבוי שלו את ההתפתחויות בעתיד.

בעלי מקצוע יכולים לסייע לבעל העסק או ליזם לערוך את התוכנית , לבסס את הנתונים ולהציגם בצורה מקצועית ומשכנעת יותר אך בסופו של דבר זו התוכנית של בעל העסק והוא יבחן באימון שקוראי התוכנית ירכשו לו ולנתונים המוצגים על ידיו.

לעסק המתחיל להתדרדר יש כמה מאפיינים, כאשר אם נאתר אותם במועד ונפעל בהתאם נוכל לעצור את ההתדרדרות ואף לחזור לצמיחה ולגידול.

את המאפיינים ניתן לחלק לכמה קבוצות :

מאפיינים פיננסיים ומאזניים:

לחץ ומצוקה בתזרים המזומנים- הלחץ יכול להתבטא בפיגור בתשלום לספקים, חריגה בחשבון הבנק, אי כיבוד צ'קים על ידי הבנק ועוד.

צורך בגיוס הון והגדלת אשראיים-  צורך כזה נובע מבעיות בתזרים המזומנים, השקעות גדולות מדי שלא נושאות פרי, בעיות גביה ודחית תשלומים על ידי הלקוחות, גידול מלאים ועוד.

גידול ברמת המלאי ביחס למחזור המכירות- מלאי סביר לא צריך להיות גדול יותר ממחזור של חודשיים- שלושה מכירות, גידול במלאי מעבר לסביר- יכול להצביע על כך שהשוק מקטין את הביקוש שלו או בעיה בתכנון הייצור.

גידול ברמת החייבים ביחס למחזור המכירות- כשהלקוחות מתחילים לדחות תשלומים, לבקש הנחות לא סבירות וכו' – הדבר יכול להצביע על אי שביעות רצונם מהשירות, כניסת מתחרה הנותן שירות טוב יותר או זול יותר ואיבוד היתרון היחסי של העסק.

שחיקת הרווחיות ו/או הקטנת מחזור המכירות הוא המדד המסכם ותוצאה של דברים רבים וכדאי לנסות למצוא את הבעיה לפני שהעסק הגיע לכך.

השקעות נמוכות לאורך זמן ביחס לפחת– מצביע על שחיקת ההון וסיכון לפיגור טכנולוגי ביחס למתחרים וסיכון עתידי לצורך בהשקעה גדולה לחידוש ציוד.

מאפיינים תפעוליים/ אנושיים:

תחלופת מנהלים מרובה ואי יציבות במבנה הארגוני.

תקלות מרובות בייצור יכולות להצביע על רמת אחזקה נמוכה או על כך שהציוד ישן ונדרשות השקעות לחידושו.

מערכת מידע וקבלת נתונים לא מספקת– מדע נכון וזמין הוא האלף בית של הניהול וללא מערכת נתונים אמינה, יש סיכוי רב לאבדן שליטה וקבלת החלטות לא נכונות.

אי שקט ומרירות במערכת יחסי האנוש ויחסי עבודה לא מוסדרים מספיק.

מאפיינים במצב השוק והלקוחות:

הצטברות וגידול בתלונות לקוחות- מצביע על אפשרות שהמוצר שלנו לא מספיק רלבנטי או שהשירות שלנו לא טוב מספיק.

ירידה במספר הלקוחות או הסתמכות על לקוח בודד–  פיזור בין הרבה לקוחות מקטין את הסיכון שאם לקוח עיקרי יקרוס זה יגרום לקריסת העסק שלנו.

כללי
הקמת עסק חדש הוא תהליך מרתק, קשה ולא פעם מתסכל. צריך לזכור שרק מיעוט מהעסקים החדשים שמוקמים שורדים לאחר שנה ממועד הקמתם. זו לא סיבה להתייאש או להרים ידיים, אבל כדאי לבצע בדיקה ובחינה רצינית, כיוון שזו יכולה להיות אחת ההחלטות המשמעותיות שקיבלת בחייך.

בחינה עצמית
ראשית, כשניגשים להקמת עסק חדש, מומלץ  לבצע בחינה עצמית שלך, בעל העסק החדש.
נסה לענות על השאלות הבאות:
האם אתה מכיר את הענף, המוצר, השירות שאותו אתה רוצה למכור בעסק שאתה מתעתד להקים?
האם יש לך יתרון יחסי או מומחיות מיוחדת בנושא?
האם אתה בנוי להקים עסק לבד או אולי כדאי לך למצוא מההתחלה שותף שישלים אותך?
האם יש לך גיבוי כספי מספק וסבלנות לתהליך שיכול להיות ארוך ולעתים מתסכל?
אם התשובה לרב השאלות היא שלילית, מומלץ לשקול מחדש את הכניסה לעסק ולחסוך את המאמץ.
זה לא רעיון רע בכלל להקים עסק או לצאת לעצמאות רק לאחר שלמדת את המקצוע אצל מישהו, הכרת את השוק ובנית מערכת קשרים ומוניטין.

תחום הפעולה של העסק החדש
מומלץ לבדוק כמה דברים לפני שמתחילים לפעול.
דבר ראשון, למד את השוק שבו אתה הולך לפעול, את המתחרים הפוטנציאלים והבעיות הצפויות.
שאל את עצמך האם מה שאתה מתעתד למכור עונה על צורך קיים או שמדובר במוצר חדש שיש להחדירו לשוק ואז צריך לקחת בחשבון השקעה בפרסום ובמיתוג של המוצר החדש.
באם אתה הולך לפתח מוצר חדש, בדוק מהם חסמי הכניסה של מתחרים לשוק והאם הוא מוגן בפטנט.
בדוק האם אתה הולך לפעול בשוק רווי (יש בו עוד הרבה כמוך), בשוק צומח או חס וחלילה בשוק שנמצא במגמת דעיכה. מצב השוק הכללי ישפיע על רמת ההכנסות העתידיות שלך והצורך בשיווק ופרסום.
למד את העלויות של העסק והערך את רמת המחירים של המוצרים שאתה מתעתד למכור (ניתן להעריך זאת על ידי לימוד המחירים בשוק) וראה האם הרווחיות הצפויה תיתן לך רווחיות מספקת בסיכון סביר.
במידה ואתה מתעתד לייצר מוצר (מקים מפעל), שאל את עצמך האם המוצר פתור מבחינה טכנולוגית ועבר את מחלות הילדות שלו. לא פעם רעיון שנראה נפלא על הנייר נופל בגלל כשל בייצור שלא נלקח בחשבון בהתחלה, לדוגמה, מפעל למעטפות שלא נסגרו, כיוון שהדבק לא היה מתאים.

כתיבת תכנית עסקית
מומלץ לעשות תכנית עסקית לעסק החדש. התוכנית יכולה לשמש מאוחר יותר ככלי עזר לגיוס כספים, אך היא קודם כל כלי למקים העסק כדי לתכנן באופן מובנה את מה שנדרש ומה צפוי לקרות. בתוכנית אתה מביא לביטוי את הידע שלך על השוק, אופן הייצור של המוצר שלך וצרכי המימון העתידיים. זכור, זו היא רק תכנית ואם לא תעשה אותה ראלית ככל האפשר אתה עשוי להתפתות לעשות צעדים נחפזים.

מימון
לאחר שבחנת את כל הדברים ותכננת את צעדיך, צריך להשיג את המימון הנדרש.
אם אתה מקים את העסק מכספים שלך, קח בחשבון, בנוסף למה שתכננת, סכום נוסף של כ- 30% ממה שתקצבת מראש לכיסוי דברים לא צפויים מראש. כמו כן, זכור שבתחילה העסק צורך מזומנים וההוצאות גדולות מההכנסות (לרכישת מלאי, עד אשר הלקוחות משלמים וכו').
קח בחשבון שהזמן שתשקיע בהקמת העסק יבוא על חשבון דברים אחרים שאתה עושה ועשוי לפגוע בהכנסות הנוכחיות שלך, ותוסיף הפסד הכנסות אלו להשקעה שלך בעסק החדש.
באם אתה צריך מימון נוסף על ההון המקורי שלך, מומלץ לפני שהולכים לבנק לבדוק השגת מימון מקרנות לעסקים קטנים (קרן נתן, IFLA  וכו'), קרנות כאלו מאפשרות להשיג מימון במהירות ובתנאים נוחים יחסית, (במידה ותרצה סיוע בעניין נשמח לעזור).
באם העסק נראה מבטיח כדאי לשקול הכנסת שותף מממן או פניה לקרנות הון סיכון.

צעדים מעשיים
לאחר סיום כל הבדיקות והבטחת המימון יש לגשת לצעדים המעשיים.
* פתיחת חשבון בנק נפרד לעסק- מבטיח בקרה טובה יותר וחוסר ערבוב בין ההוצאות הפרטיות להוצאות העסק.
* פתיחת תיק במס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי.
*  לעסק קטן לא מומלץ בתחילת דרכו להירשם כחברה בגלל העלויות הקשורות בכך אלא להירשם כעוסק עצמאי.
* קביעת המיקום בו יהיה העסק, שירותים מהבית, שכירת משרד או אתר יצור וכו'. יש לקחת בחשבון את הנגישות לשוק וללקוחות העתידיים.

לאחר כל זאת, מה שנותר הוא לעבור לייצור ולמכירה.
זכור, הדברים לא בהכרח יקרו כפי שתוכננו, יש דברים שיקרו מהר יותר ויש שיקרו לאט יותר, לא להיבהל וכל הזמן לנסות לראות את המטרה ואת התמונה בכללה.
היה קשוב לשוק ותשתנה בהתאם, לדוגמא, החלטת לייצר ספלים ובשוק יש ביקוש לצלחות, נסה להתאים את המוצר לשוק.
פתח כלי שליטה, תמחור ובקרה כדי שתוכל לעקוב שהדברים מתקדמים בהתאם ליעדים שסימנת לעצמך.